Digitaler Workflow zur Rechnungsverarbeitung

Der gesamte Prozess Ihrer Kreditorenbuchhaltung kann mit agorum® core durchgehend digitalisiert und automatisiert werden. Ihre Rechnungen werden automatisch erfasst, verbucht und gesetzeskonform archiviert. Die abgelegten Dokumente stehen allen berechtigten Personen elektronisch zur Verfügung und lassen sich über die Suchfunktionen schnell wiederfinden. In Sage 50 Extra sind die Belege direkt als PDF/A ersichtlich.

Automatisiert Scannen - Erfassen - Freigeben - Buchen - Archivieren - Wiederfinden

Der Workflow Rechnungsverarbeitung CH bildet den kompletten Prozess Ihrer Rechnungsverarbeitung ab. Physisch auf Papier eingegangenen Rechnungen werden zunächst eingescannt, bevor Sie weiterverarbeitet werden können, während bereits elektronisch vorliegende Rechnungen direkt erfasst werden können. agorum® core erkennt alle aus einem Beleg benötigten Informationen und speichert sie als Metadaten mit dem Dokument ab. Bei Rechnungen mit dem Schweizer Einzahlungsschein ESR wird die ESR-Referenznummer ebenfalls als Metadatum übernommen und als Zahlungsinformation mit abgespeichert.

Nach dem Erfassen gehen die Rechnungen zunächst in einen Freigabeworkflow. Als zuständiger Mitarbeiter erhalten Sie die Rechnungen direkt auf den Bildschirm und können die Rechnungen freigeben oder beanstanden - und bei Bedarf sofort kontieren. Den Rechnungstotalbetrag können Sie dabei in mehreren Positionen mit verschiedenen Gegenkonten splitten. Die Kreditorenpersonenkonten, Gegenkonten, Sammelkonten und Steuerschlüssel aus Sage 50 Extra sind im DMS hinterlegt und können über ein Auswahlmenü mit Suchfunktion sehr schnell aufgerufen werden.

Das DMS merkt sich die Kontierungen jeder Rechnung und schlägt sie für die nächste Rechnung gleichen Typs wieder vor. Sie bestätigen den Vorschlag einfach mit einem Klick oder ändern die Kontierung. Auf der Rechnung wird im PDF/A ein Kontierungsstempel angebracht, damit sofort ersichtlich ist, dass die Rechnung freigegeben und gebucht ist.

Wie der gesamte Prozess, lässt sich auch der Freigabeworkflow flexibel an die Bedürfnisse in Ihrem Unternehmen anpassen. Wenn Sie beispielsweise mit dem Vieraugen-Prinzip arbeiten, müssen immer mindestens zwei Personen die Rechnung freigeben. Sie können aber auch Obergrenzen festlegen, bis wohin eine Person Rechnungen alleine freigeben darf und ab wann das Vieraugen-Prinzip greifen soll. Nach der Freigabe wird für jede Rechnung ein Offener Posten (OP) mit den dazugehörigen Buchungen automatisch in Sage 50 Extra erstellt und die Rechnung kann von der Buchhaltung angewiesen werden.

Die Rechnung wird gesetzeskonform in agorum® core archiviert und kann jederzeit schnell wiedergefunden werden. Sie suchen in agorum® core entweder allgemein über die Volltextsuche in allen Dokumenten oder gezielt nach einem bestimmten Metadatum, wie einer Rechnungsnummer oder einem bestimmten Zeitraum. Außerdem können Sie sich die elektronische Rechnung auch direkt aus der Sage 50 Extra Finanzbuchhaltung anzeigen lassen.

Gesetzeskonforme Archivierung Ihrer Rechnungen

Die Rechnung selbst wird selbstständig gesetzeskonform im Dokumentenmangement-System archiviert und kann jederzeit schnell wiedergefunden werden. Sie suchen in agorum® core entweder allgemein über die Volltextsuche in allen Dokumenten oder gezielt nach einem bestimmten Metadatum, wie einer Rechnungsnummer oder einem bestimmten Zeitraum. Außerdem können Sie sich die elektronische Rechnung auch direkt aus der Sage 50 Extra Finanzbuchhaltung anzeigen lassen.

Weitere Informationen

Papierlose Rechnungsverarbeitung